Retningslinier for elektronisk post

I Borgerservice og Biblioteker er der 2 officielle postkasser,

borgerserviceogbiblioteker@aarhus.dk  (forvaltningssekretariatets hovedpostkasse)

og

borgerservice@aarhus.dk (hovedpostkasse for Borgerservice)

med udpegede ansvarlige og vikarer, men de nedenfor angivne retningslinier finder tillige anvendelse for alle andre postkasser i Borgerservice og Bibliotekerne herunder enkeltpersoners postkasser.

Forvaltningssekretariatets hovedpostkasse og Borgerservices hovedpostkasse kan tillige benyttes ved modtagelse og fremsendelse af digitalt signeret og eventuelt krypteret elektronisk post.

Elektronisk post skal behandles på samme måde som papirpost. Dette betyder, at elektronisk post er omfattet af de almindelige krav til sagsbehandlingen i den offentlige forvaltning. Kravene udspringer af lovgivning, regler og normer, som relaterer sig til den papirbaserede arbejdsgang. Kravene til sagsbehandlingen ændres ikke, selv om arbejdsgangen gradvist omlægges til elektronisk sagsbehandling.

Kravene til sagsbehandlingen er bl.a. følgende:

• Dokumentation af handlinger
• korrekt og hensynsfuld behandling
• åbenhed og gennemskuelighed
• beskyttelse af fortrolige oplysninger om personer og virksomheder
• saglighed

For sagsbehandlingen gælder i øvrigt:

• Som udgangspunkt besvares alle henvendelser fra borgere snarest muligt og senest 14 dage fra modtagelsen.
• Hvis sagsbehandlingen tager længere tid end denne periode, skal der udsendes en kvitteringsskrivelse, hvor borgeren oplyses om den forventede sagsgang og forventet sagsbehandlingstid samt eventuelle andre relevante oplysninger i sagen.
• Kan den i kvitteringsskrivelsen lovede sagsbehandlingstid ikke overholdes, fremsendes en opdatering til borgeren indeholdende en årsag til forsinkelsen og en ny svarfrist.

Med informationsteknologiens udbredelse hos borgere og virksomheder er der desuden en forventning om

• smidighed og effektivitet

Endvidere gælder det, at

• Postkassen skal tømmes mindst 2 gange dagligt

Ved modtagelse af e-post skal følgende iagttages:

• Det skal påses, at posten er kommet til den rette forvaltning
• Det skal påses, at afsenderidentiteten er entydig
• Det skal overvejes, om den modtagne e-post fordrer en forvaltningsmæssig - det vil sige en juridisk forpligtende - handling. I givet fald skal afsenderen af e-posten anmodes om også at sende dokumentet i papirform, eller at fremsende dokumentet til en af hovedpostkasserne forsynet med en digital signatur.
• Sker der en sagsbehandling af den fremsendte e-post, vil der ske en elektronisk behandling og registrering af e-posten. I sådanne tilfælde skal afsenderen have meddelelse om behandlingen af den fremsendte e-post. Afsenderen skal oplyses om formålet med en elektronisk behandling samt om eventuel videregivelse af de registrerede oplysninger. Afsenderen har i følge Persondataloven ret til at se de oplysninger, der registreres i en sådan sag. Afsenderen har endvidere ret til at få rettet forkerte oplysninger. Yderligere informationer om persondataloven kan fås ved henvendelse til Datatilsynet, evt. på datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Formel post skal behandles som papirpost med hensyn journalisering og arkivering.

Ved afsendelse af e-post skal følgende iagttages:

• Har en borger fremsendt elektronisk post signeret og eventuelt krypteret, skal borgeren ifølge kommunens retningslinier på området svares på samme måde med signeret og eventuelt krypteret post. Signeret og krypteret post kan kun sendes via en af hovedpostkasserne forsynet med en digital signatur.
• Inden afsendelsen skal det vurderes, om dokumentet er juridisk forpligtende. I givet fald skal det sendes i en underskrevet udgave i papir med mindre der anvendes e-post med digital signatur til en borger, der har fremsendt e-post på samme måde. Det skal fremgå tydeligt af e-posten, om der er tale om en parallel-forsendelse
• Formel e-post skal behandles på samme måde som papirpost med hensyn til journalisering og arkivering
• Forsendelser skal indeholde tydelig afsenderidentifikation på mindst følgende punkter:
  • Navn på forvaltning/institution/kontor
  • Papir-/postadresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • E-postadresse
• Det skal fremgå tydeligt, hvem posten er sendt til
• Ved forsendelse af vedlagte filer forudsættes det
  • at der altid anvendes et format, som modtageren med sikkerhed kan læse. I udgangspunktet anvendes filer i pdf-format
  • at det samtidig tydeligt angives, hvilket filnavn og format der anvendes